Бухуслуга.Инфо
+7 495 928-17-94
+7 919 968-73-37
+7 985 928-17-94

Оплата мобильной связи сотрудников

Оплата мобильной связи сотрудников

Многие организации оплачивают мобильную связь своих сотрудников. При этом у компаний возникает немало вопросов по учету затрат для расчета налога на прибыль.
Следуя нормам налогового законодательства, к прочим расходам на производство и реализацию относятся траты на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Таким образом, в соответствии с указанной нормой, в составе прочих можно учесть расходы на услуги телефонной связи при условии, что они соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК. Другими словами, такие затраты должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода и быть экономически обоснованы, ну и, конечно, подтверждены документами.
В своем Письме от 23 июня 2011 года № 03-03-06/1/378 Минфин указывал, что для того, чтобы организация без рисков могла включить в состав расходов затраты на оплату услуг сотовой связи, ей необходимо иметь утвержденный руководителем перечень должностей работников, которые вынуждены использовать мобильные телефоны; договор и счета оператора связи. 

По порядку
Может возникнуть такой вопрос: в каком порядке относить на затраты сумму расходов на мобильную связь? Начнем со способов, с помощью которых организация может учесть эти траты.
Вариант первый. Фирма заключает договор с оператором и оплачивает счета. В такой ситуации, при списании затрат в состав расходов возможно два способа: детализировать перечень телефонных номеров, на которые звонили сотрудники, отсортировывая личные звонки и включая в расходы стоимость только тех, которые произведены с производственной необходимостью и второй метод, установить лимит (безлимит) расходов на связь, и данные суммы включать в расходы.

Вариант второй. Договор с оператором заключен от имени сотрудника, и фирма компенсирует ему произведенные расходы полностью или лимитировано. В этом случае, каков бы ни был порядок списания в организации, компании следует утвердить Положение об использовании корпоративной связи или Правила пользования мобильными телефонами для производственной необходимости. В этих документах нужно определить пользователей связи, отразить все основные правила, порядок и условия предоставления компенсации. С Положением нужно под роспись ознакомить всех пользователей.
А теперь подробнее рассмотрим указанные выше методы. 

Детализируем звонки
Минфин указывал, что для того, чтобы организация без рисков могла включить в состав расходов затраты на оплату услуг сотовой связи, ей необходимо иметь утвержденный руководителем перечень должностей работников, которые вынуждены использовать мобильные телефоны; договор и счета оператора связи.
Предположим, организация, заключив договор с оператором, приняла решение детализировать звонки. Преимущество метода заключается в том, что споры с налоговиками будут сведены к минимуму. Все личные разговоры сотрудников «отсекаются», и компания включает в состав расходов только затраты, связанные с переговорами служебного характера. Однако могут возникнуть разногласия с работником по тем номерам, которые не принадлежат контрагентам компании, однако, как может уверять сотрудник, переговоры велись в интересах фирмы.
В данной ситуации необходима детализация счета, согласно которой и будет проведен мониторинг звонков. Минфин на таком порядке настаивает (Письмо от 19.01.2009 г. № 03-03-07/2, от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350). Регулярное получение выписки – это дополнительные расходы. Да и анализ детализации – достаточно кропотливая работа. Но в результате траты на связь будут определены точно и они будут достоверны. Если затраты, включаемые в состав расходов, определять подобным методом, то в случае проведения проверки ревизоры обязательно затребуют выписки о детализации за весь поверяемый период, чтобы узнать, в служебных или в личных целях звонил сотрудник.
Однако арбитры не столь категоричны. Так, например, судьи в постановлении ФАС Московского округа от 22 июня 2010 года № КА-А40/6056-10 по делу № А40-86367/09-127-459 пришли к заключению, что непредставление обществом детализированного счета не является причиной для непринятия понесенных затрат в составе расходов. Такой вывод арбитры сделали, так как ни налоговое законодательство, ни Закон о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по звонку. Расшифровка не раскрывает содержание разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность. При этом, если контролеры исключают такие затраты из состава расходов на основании отсутствия детализации, то они должны обязательно доказать, что звонки носили непроизводственный характер. В постановлении от 7 февраля 2007 года, 9 февраля 2009 года № КА-А40/113-07 по делу № А40-53975/06-116-266 ФАС Московского округа пришел к аналогичному выводу. 

Лимит и безлимит
Если затраты на мобильную связь лимитированы, то с одной стороны организация четко может планировать свои расходы, с другой, у такого подхода есть очевидные минусы. Сотруднику банально может не хватить выделенной суммы. Поэтому некоторые организации оплачивают сотрудникам безлимитный тариф.

Очевидно, что если работники много времени тратят на разговоры по мобильному телефону, и это является спецификой их работы, то приобрести для них безлимитный тариф выгодно. Однако возникает вопрос: «Разрешает ли закон учесть затраты в этом случае?» Однозначного ответа нет. Минфин полагает, что расходы на мобильную связь можно учесть при условии их соответствия требованиям статьи 252 НК РФ (Письмо от 23.06.2011 г. № 03-03-06/1/378). Судебной практики по данному вопросу немного. В постановлении от 27 октября 2009 года по делу № А32-246/2008-12/27 ФАС Северо-Кавказского округа принял, как обоснованные, расходы на безлимитную сотовую связь, поскольку фирма представила договор о предоставлении услуг, счета-фактуры, распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности разговоров, номера телефона и стоимости.
Следовательно, ситуация с учетом затрат в этом случае аналогична учету практически любых расходов. Главное, чтобы организация доказала, что понесенные траты соответствуют требованиям статьи 252 НК

Личные переговоры
А как быть, если сотрудник вел личные переговоры за счет организации? Заключив с оператором договор, фирма должна оплачивать все выставленные в ее адрес счета на услуги связи. Если стало известно, что сотрудник ведет личные разговоры, то уже не важно, каким способом учитываются расходы на связь. Важно, компенсирует ли работник стоимость личных переговоров или нет. Если да, то после того, как он внесет деньги, компания вправе отнести их стоимость в состав прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом сумму, которую возместил работник, организация обязана отразить в составе внереализационных доходов.
Если специалист не вернет деньги, то стоимость его звонков компания не вправе учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такие траты, хоть и являются документально подтвержденными, тем не менее не связаны с деятельностью организации. 

На имя сотрудника
Еще одна ситуация: договор с оператором заключен от имени сотрудника. Как учесть компенсацию расходов на мобильную связь? Статья 188 ТК закрепляет, что при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора. Контракт может быть только письменным.
При этом контролирующие органы указывают, что размер компенсации в таком случае должен соответствовать экономически обоснованным затратам (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 г. № 20-12/83834.2). Если производственный характер разговоров будет документально подтвержден, сумму выплаченной работнику компенсации можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для его подтверждения в организации должны быть в наличии следующие документы (их заверенные копии): договор с оператором и бумаги, подтверждающие расходы (детализированный отчет, выписанный на имя работника).
Компенсация полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Организация, для расчета налога на прибыль, учтет ее как услуги связи на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Однако если компания является плательщиком НДС, то налог к вычету со стоимости услуг связи, компенсированной работнику, она принять не сможет, поскольку счет-фактура на имя фирмы отсутствует.
Экономическую обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают (Письма Минфина от 13.10.2010 г. № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 г. № 2538-19): должностная инструкция, трудовой контракт, копия договора между работником и оператором связи, копия счета оператора.

Требуется бухгалтер удаленно, ищу удаленного бухгалтера

Удаленный бухгалтер по заработной платебухучет аутсорсинг

Бухгалтер на удаленном доступе, нужен бухгалтер на аутсорсинге, бухгалтер аутсорсинг Москва