Бухуслуга.Инфо
+7 495 928-17-94
+7 919 968-73-37
+7 985 928-17-94

Минтранс дополнил путевой лист новым обязательным реквизитом

Минтранс дополнил путевой лист новым обязательным реквизитом

С 26 февраля компании оформляют путевые листы по-новому. Минтранс добавил в документ обязательный реквизит — запись о предрейсовом контроле состояния автомобилей. Путевой лист без обязательных реквизитов не подтверждает расходы на бензин. Дополните бланк новой графой и проверьте другие опасные реквизиты по контрольным точкам.

Наименование документа
Оформлять путевые листы безопаснее всем компаниям, которые используют автомобили. Даже если на машинах работники ездят только по служебным делам, а не перевозят грузы и пассажиров.

В пункте 9 приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152 сказано, что компания оформляет путевой лист на каждый автомобиль, который использует для перевозок. Но судьи считают, что правила распространяются на все организации (определение ВС РФ от 01.09.14 № 302-КГ14-529).

По мнению налоговиков, расходы на бензин можно подтвердить только путевым листом. Защитить расходы по другим документам удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 11.07.13 № Ф03-2842/2013). Если вы не готовы спорить, оформляйте документ с наименованием «путевой лист».

Срок действия путевого листа
Путевой лист не обязательно оформлять ежедневно. Можно выписать один документ на срок не более месяца (п. 10 приказа № 152). Это не помешает учесть расходы (письмо Минфина России от 30.11.12 № 03-03-07/51). Правило касается как обычных компаний, так и перевозчиков.

Автотранспортные компании раньше составляли документ ежедневно, так как унифицированная форма действовала не больше одной смены. Но сейчас такие организации сами разрабатывают форму. Значит, вправе выписывать листы реже.

Собственник автомобиля
В сведениях о собственнике автомобиля компания пишет наименование, адрес и телефон. Для налоговиков достаточно наименования и правовой формы. Но проверяющих из Госавтонадзора интересуют все реквизиты.

Ревизоры могут оштрафовать компанию на 200 тыс. рублей, а директора на 10 тыс. рублей, если в путевом не будет телефона (ч. 4 ст. 14.1 КоАП РФ). Судьи поддерживают проверяющих (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 10.03.16 № Ф01-308/201).

Техническое состояние автомобиля
Новый реквизит «Сведения о техническом осмотре» должен быть во всех листах, которые компания оформила 26 февраля и позже. Отметку об осмотре проставляет специалист. Это может быть работник сервисного центра или сотрудник компании, который прошел аттестацию в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.15 № 287).

Если с машиной все в порядке, в листе контролер запишет: «Прошел предрейсовый контроль технического состояния», поставит свою подпись и фамилию (см. образец). По путевому листу без реквизита инспекторы могут снять расходы. Аргумент — если отметки нет, машина неисправна, а значит, ее нельзя было использовать.

Информация о водителе
В листке нужно записать Ф.И.О. работника, который управляет автомобилем. Это не обязательно сотрудник с должностью «водитель». Это может быть менеджер или другой работник. Должности и Ф.И.О. работников, которые могут ездить на машине по служебным делам, пропишите во внутреннем положении или приказе.

Медосмотр водителя
Отметка о медосмотре не влияет на расходы. Налоговиков касаются только сведения о поездке, маршруте и количестве потраченного бензина (см. «УНП» № 20, 2015). Но на практике не исключены споры.

Если компания не проводит медосмотры, ее может оштрафовать Госавтонадзор. На первый раз контролеры ограничатся предупреждением. Отменить его не получится даже в суде (определение ВАС РФ от 01.04.13 № 4279/13).

Запись о медосмотре делает врач. Это может быть штатный сотрудник или врач медицинской организации. Если работник едет в командировку или длительный рейс, достаточно одной отметки о медосмотре.

Маршрут служебной поездки

Безопаснее отражать в путевых листах подробный маршрут поездки: с названием улицы, номером дома и наименованием контрагента. Листок с общими названиями, например «к покупателю», не подтверждает расходы (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.16 № Ф08-626/2016). Если точного адреса нет, например водитель едет в поле, запишите координаты — широту и долготу.

Приказ Минтранса России от 18.01.17 №17